CÁCH ĐIỀN THÔNG TIN TỪ EXCEL QUA WORD

Trộn tlỗi (Mail Merge vào excel) là 1 trong những công cụ hết sức tiết kiệm chi phí thời gian lúc phải gửi một lượng thư Khủng. Nó khiến cho bạn nhanh lẹ sinh sản một lá thỏng, email xuất xắc tựa thư trong Word bằng phương pháp hợp độc nhất vô nhị báo cáo chúng ta có trong trang tính Excel. Học excel nâng cấp Online vẫn cung cấp cho chính mình tổng quan lại của đặc tính này và lí giải trộn tlỗi theo từng bước.

Bạn đang xem: Cách điền thông tin từ excel qua word


Nền tảng trộn thư:

Trộn thỏng (mail merge vào excel) rất có thể trông khó khăn, tuy nhiên bên trên thực tiễn quá trình này tương đối dễ dàng và đơn giản.

Dể giúp cho bạn đọc sâu hơn, quy trình trộn thỏng tất cả 3 tài liệu:

Văn phiên bản Word chứa mã ứng cùng với từng phần cụ thể.Tệp mối cung cấp trộn tlỗi Excel đựng biết tin bạn dìm, mỗi hàng là một trong những người nhấn.Bản Word sau cuối với thỏng, email, bao thơ hoàn hảo.

 Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn thư:

lúc chúng ta trộn tlỗi (mail merge vào excel), tệp Excel sẽ được kết nối cùng với tư liệu trộn thỏng của Word. Microsoft Word đang lấy tên, ảnh hưởng và những cụ thể khác của người dìm thẳng từ bỏ bảng tính Excel.Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel đang bao gồm tất cả công bố bạn có nhu cầu bao hàm tên, bọn họ, lời kính chào, mã bưu năng lượng điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm những liên hệ contact hoặc đọc tin khác, bạn nên thay đổi hoặc bổ sung mặt trang tính Excel trước lúc trộn tlỗi.Những điều quan trọng đặc biệt cần kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel nên khớp với những phần bạn có nhu cầu áp dụng Khi trộn tlỗi. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với những người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn vẫn chế tác hai cột chúng ta với tên lẻ tẻ. Nếu bạn muốn sắp xếp thương hiệu người nhấn theo bang hoặc thành phố, xác minh rằng bạn đã có hai cột Bang với Thành phố riêng biệt.Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ đồng hồ, cực hiếm chi phí tệ hoặc mã bưu điện ban đầu hoặc hoàn thành bởi 0, hãy format đúng số, số ngày với đơn vị chi phí tệ.Nếu chúng ta sinh sản trang tính Excel bằng cách nhập công bố trường đoản cú tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Cách trộn thư tự Excel thanh lịch Word:

lúc dứt với soát sổ lại trang tính Excel, chúng ta đã chuẩn bị sẵn sàng để trộn thỏng. Trong ví dụ này, bọn họ đang trộn tlỗi với cùng 1 list tín đồ nhận vào Wrd 2010, giống như mang lại Word 2013.

Nếu các bạn đang biên soạn thư sẵn một lá tlỗi, chúng ta có thể mtại 1 tư liệu Word hiện có, hoặc sản xuất một tài liệu mới.Chọn nhiều loại trộn tlỗi bạn có nhu cầu. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge cùng lựa chọn giao diện trộn tlỗi – thư (Letters), tin nhắn (E-mail Messages), tem thỏng (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta lựa chọn Letters.

*

Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, ghi lại chọn Select All ở góc cạnh dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.

*

Bây giờ đồng hồ bạn có thể thường xuyên trộn thỏng nlỗi bí quyết thường thì.

Crúc ý. Phòng dự phòng số đông thông tin hiển thị những lần bạn mở tệp tài liệu, quăng quật lựa chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian liên kết với danh sách thỏng.

Định dạng ngày tháng, tiếng, số với tiền tệ Khi trộn thỏng vào Word

Nếu bạn có nhu cầu format số, ngày tháng xuất xắc tiền tệ theo vô số cách thức khác với tệp nguồn trộn tlỗi Excel, chúng ta cũng có thể tiến hành trực tiếp trong vnạp năng lượng bạn dạng Word.

Chọn vùng trộn tlỗi hy vọng biến hóa định hình. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng không giống.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. lấy ví dụ, các bạn lựa chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm một Một trong những mã hình trong các bảng tiếp sau đây. ví dụ như, nếu như bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau vẫn hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 nhằm cập nhấn vùng. Sau kia dấn Shift + F9 giúp thấy kết quả.

Xem thêm: Drama Là Gì ? Ý Nghĩa Của Từ Drama Trên Facebook Drama Là Gì

Định dạng con số, đơn vị tiền tệ với phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số cùng với phân sách phần nđần bằng dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số cất hai chữ số thập phân với phân làn phần ngàn bằng lốt phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la cùng vết phẩy ngăn cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar cất nhì chữ số thập phân với ngăn cách phần ngàn bởi dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc có nghĩa là số âm với một lốt gạch men nối mang đến quý hiếm 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm cất hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Crúc ý. Tgiỏi bởi kí hiệu $, bạn cũng có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.

Định dạng ngày tháng với thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ

“HH:mm:ss”
10:45:32

quý khách rất có thể áp dụng d, M, y cho một ngày tháng và giờ đồng hồ, cơ mà nhớ rằng M đại diện thay mặt cho mon còn m đại diện thay mặt cho phút ít.

Thay đổi định hình của ngày tháng và tiếng hiện tại tại:

Nếu chúng ta thêm vùng DATE cùng TIME hiển thị thời gian bây chừ vào vnạp năng lượng bạn dạng trộn tlỗi, bạn cũng có thể đổi khác định hình của bọn chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn có nhu cầu chuyển đổi định hình.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn lựa chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE
“M/d/yyyy”
Nhấp đề xuất vào vùng cùng lựa chọn Edit Fields từ list tùy chọn.

*

Trong hộp thoại Field, bảo vệ rằng ô Field names được định dạng Date. Chọn định hình mong ước trong Date formats và nhấn OK.

*

Chụ ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định hình Khi cập nhật, lưu lại chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ vỏ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Msinh sống tất cả khu vực yêu cầu điền với hiệu quả vào văn bạn dạng trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của các nơi trống
F9Cập nhật nơi trống được chọn. đặt nhỏ trỏ vào bất cứ ô trống nào với dìm F9 nhằm cập nhật
F11Đến nơi trống phải điền sau
Shift + F11Đến chỗ trống phải điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn bản trộn thư. Crúc ý: vấn đề đó sẽ ngắt kết nối thân tệp Excel cùng vnạp năng lượng bản Word, nguồn trộn thỏng sẽ không còn tự động hóa cập nhật nữa.
Alt + Shift + FCkém vùng trộn thỏng bắt đầu trường đoản cú nguồn trộn thư
Alt + Shift + MIn vnạp năng lượng bản trộn thư
Ctrl + F9Cnhát thêm 1 nơi trống
Ctrl + F11Khóa khu vực trống bắt buộc điền. Kết trái sẽ không được cập nhật khi đọc tin nguồn của Excel chuyển đổi.
Ctrl + Shift + F11Msinh hoạt khóa chỗ trống đề nghị điền. Kết trái nơi trống sẽ được update đợt tiếp nhữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ link địa điểm trống phải điền. Chỗ trống sẽ tiến hành xóa lâu dài ngoài vnạp năng lượng phiên bản với sửa chữa thay thế bằng cực hiếm hiện thời hiển thị bên dưới định dạng bình thường.
Alt + Shift + DChèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại tại
Alt + Shift + PCnhát số trang
Alt + Shift + TChèn thời gian hiển thị theo thời hạn hiện tại
Alt + Shift + LCkém số thứ tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang lại các người tiêu dùng có thể chế tạo ra tlỗi tự động hóa tự tài liệu Excel lịch sự Word – Tính năng trộn tlỗi Mail Merge một cách may mắn nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến cải thiện về Excel các bạn hãy đăng kí ttê mê gia ngay lập tức những khóa học tập word excel cấp tốc với các Chuyên Viên có nhiều năm tởm nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các người dùng một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Nguồn: Ablebits, dịch cùng biên tập bởi oimlya.com Online.

Bên cạnh đó nhằm áp dụng Excel vào các bước một bí quyết hiệu quả thì bạn còn bắt buộc áp dụng tốt các hàm, những pháp luật khác của Excel:

Một số hàm cơ bản hay chạm chán như:

SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo 1 ĐK, nhiều điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một ĐK, các điều kiệnCác hàm cách xử trí dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tra cứu tham mê chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số phương tiện thường được sử dụng như:

Định dạng theo ĐK với Conditional formattingThiết lập điều kiện nhập tài liệu cùng với Data ValidationCách đặt Name với sử dụng Name trong công thứcLập report với Pivot Table…

Rất nhiều kỹ năng yêu cầu không nào? Toàn bộ mọi kiến thức này chúng ta đầy đủ có thể học tập được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ phiên bản tới chăm gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp cho bạn hệ thống kiến thức một biện pháp đầy đủ, cụ thể. ngoài ra không còn tất cả số lượng giới hạn về thời hạn tiếp thu kiến thức buộc phải bạn cũng có thể thoải mái và dễ chịu học bất cứ cơ hội nào, thuận tiện tra cứu giúp lại kỹ năng và kiến thức khi buộc phải. Hiện giờ hệ thống đang xuất hiện ưu tiên rất lớn cho bạn lúc đăng ký tsay mê gia khóa huấn luyện. Chi máu xem tại: oimlya.com.Online