CÁCH SỬ DỤNG CALENDAR TRONG OUTLOOK 2010

Để quá trình của đạt công dụng cao hơn, bọn họ hãy cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng lịch làm việc một cách tác dụng hơn vào outlook 2010

Mục lục

1. Căn bạn dạng về Outlook Calendar

a. Tạo những mục vào Calendar

*

Giao diện Calendar trong Outlook 2010.

Bạn đang xem: Cách sử dụng calendar trong outlook 2010

Không chỉ 1-1 thuần là phần mềm dùng làm gởi dìm email. Outlook còn là một trong công chũm đắc lực góp bạn làm chủ thời gian thao tác của mình. Chúng ta cũng có thể thiết lập mang lại Outlook auto thông báo lịch làm việc cho mình theo ngày, tuần hoặc mon trong phần Calendar (lịch).

Đầu tiên bạn vào mục Calendar trong Outlook bằng cách nhấp vào thanh Calendar bên trái hành lang cửa số mail.

Lúc này các bạn sẽ thấy cửa sổ Calendar hiện tại ra, click chọn nút Day, Work Week, Week, Month trên thanh luật để xem kế hoạch ngày, tuần hoặc tháng. 

*

Click đôi lựa chọn 1 thời điểm trong size Calendar để sản xuất một định kỳ hẹn. Hành lang cửa số Untitled - Appointment lộ diện để chúng ta điền tin tức việc buộc phải làm.

*

Điền tên quá trình và nơi thực hiện các bước trong size Subject cùng Location.

Chọn mức độ quan trọng đặc biệt của quá trình trong size Label.

Chọn thời gian ban đầu và thời hạn kết thúc công việc trong khung Start Time và End Time. Nếu là sự việc kiện cả ngày chúng ta có thể click chọn cái All day event.

Để Outlook auto thông báo khi lịch đến, các bạn phải click chọn chiếc Reminder. Cực tốt bạn hãy lựa chọn khoảng thời gian thông báo trước 10, 15 hoặc 30 phút... Trong khung kế bên.

Nếu bạn muốn Outlook thông tin lịch hẹn bởi âm nhạc chúng ta cũng có thể click nút hình tượng hình mẫu loa để chọn bài bác nhạc ưa thích. (Chương trình chỉ cung cấp nhạc gồm định dạng đuôi chấm wav.).

 

*

*

Cuối thuộc nhấp Save & Close để lưu với đóng lại những tùy chỉnh cấu hình vừa thực hiện. Như vậy, khi tất cả lịch mang lại Outlook sẽ auto bật bảng thông báo công việc kèm theo bài nhạc chúng ta đã chọn.

b. Kiểm tra Calendar

*

Khi vào Calendar bạn có thể nhìn thấy số đông nhiệm vụ, lịch những cuộc hứa hay những sự kiện mà bạn đã tạo ra trong calendar. Phương pháp xem trách nhiệm trong Calendar:

Nhấn vào biểu tượng lịch.

Click vào trong 1 ngày bên trên lịch, các bạn sẽ thấy các nhiệm vụ hoặc các cuộc hứa mà bạn đã bố trí sẽ mở ra trên To-Do Bar.

*

Khi bạn đang tìm ngày tháng trên định kỳ thì bạn cũng có thể công vắt ở bên trên để di chuyển ngày mon một cách dễ dàng:

1 Nhấn vào Day, Week, Mooth để cấp tốc chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng hy vọng xem.

2 Dùng phím mũi thương hiệu để dịch rời ngày mon một giải pháp tiện lợi

3 Có thể mang đến hiển thị hoặc ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem của bạn.

C. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar

*

Bởi vì những yêu ước khác nhau, nên bạn phải khởi tạo biểu khác nhau cho các yêu cầu đó.

Cuộc hẹn: Một cuộc hẹn nên diễn ra đúng đắn theo thời gian, cho nên vì thế ta vẫn lập biểu tại 1 thời gian.

Cuộc họp: Một cuộc họp xảy ra tại một thời gian, dự kiến, giống như một cuộc hẹn. Sự biệt lập là các bạn sẽ mời những người dân khác bằng phương pháp sử dụng một buổi họp yêu ước được gửi qua email.

Sự kiện: Một sự kiện là một chuyển động kéo dài cả ngày dài. Không y hệt như một cuộc hẹn hoặc cuộc họp, một sự kiện. Với cùng 1 sự kiện, các bạn vẫn rất có thể có những mục xuất hiện trong lịch trình của công ty cho ngày hôm đó.

Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ là một yêu cầu các bạn làm nào đấy trong một khoảng thời gian, chúng ta cũng có thể lập biểu nhiệm vụ cho mỗi ngày

d. Tạo những cuộc hẹn

Để nhập một cuộc hẹn, làm cho theo công việc sau đây:

1 Nhấp hình tượng Calendar trong Outlook Bar.

*

Lịch xuất hiện, trình bày các cuộc hẹn của bạn

2 Nhấp nút New vào thanh công cụ ở chỗ trên thuộc của màn hình.

Form New Appointment xuất hiện.

3 Nhấp vỏ hộp Subject và nhập một tên đến cuộc hẹn.

Nhập nội dung miêu tả cuộc hẹn, ví dụ như “Có hẹn với John, Microsoft”.

4 Nhấp tam giác ngoại trừ hộp Start Time.

Một lịch nhỏ xuất hiện

 

e. Chế tạo ra lịch cho những cuộc họp

Khi sinh sản lịch đến cuộc họp, các yếu tố cần được có là thời gian, thành phần tham dự và địa điểm cuộc họp. Nếu khách hàng đã thiết lập một cuộc họp, trong những lúc đó bạn lại sở hữu một buổi họp khác thì nó sẽ báo cho chính mình biết hai cuộc họp trùng giờ. Trong một cuộc họp các bạn sẽ thấy những:

1 Địa điểm của cuộc họp

2 Tên của cuộc họp

f. Tạo ra lịch cho việc tham gia hội thảo

Nếu sử dụng Outlook, bạn cũng có thể kiểm tra thời biểu của hầu như người, chọn một khoảng thời hạn và ý kiến đề xuất một thời hạn hội thảo mà hầu như người có thể tham gia bởi Email.

Để mời một số trong những người tham gia hội thảo, có tác dụng như sau:

1 Chọn file > New > Meeting Request (hoặc thừa nhận Ctrl+ Shift+Q).

Form New Appointment mở ra.

2 Click nút Scheduling.

Trang Attendee Availability xuất hiện. Thực hiện trang Attendee Availability để mời hầu như đồng sự dự một cuộc hội thảo.

3 Một danh sách xổ xuống xuất hiện.

4 Chọn Add from Address Book.

Hộp thoại Select Attendees & resources xuất hiện.

5 Click thương hiệu của một bạn mà bạn muốn mời dự hội thảo.

Tên chúng ta click được bật ánh sáng để cho biết thêm bạn đã lựa chọn nó.

6 Click nút Required hoặc Optional dựa vào vào vấn đề sự tham gia của fan đó bao gồm tầm đặc biệt đối cùng với cuộc hội thảo như thế nào.

Tên mà bạn chọn xuất hiện thêm trong vỏ hộp Required hoặc Optional dựa vào vào nút nào chúng ta click.

7 Lặp lại các bước 5 cùng 6 cho tới khi bạn đã chọn mọi tín đồ mà bạn có nhu cầu thêm vào cuộc hội thảo.

Các thương hiệu mà bạn chọn xuất hiện thêm trong vỏ hộp thoại Select Attendees và Resources

Bạn rất có thể chọn những anh em của bạn và chúng ta có thể chọn các cuộc hội thảo chiến lược của bạn.

8 Click OK.

Hộp thoại Select Attendees and Resources đóng góp lại và các tên mà bạn đã chọn xuất hiện trong Attendee Availability List. List Attendee Availability cũng cho bạn thấy một sơ đồ dùng về thời biểu của mỗi cá nhân để chúng ta cũng có thể thấy bao giờ mỗi người có thời hạn rảnh.

9 Thời gian các bạn chọn xuất hiện thêm trong vỏ hộp Meeting Start Time nằm ở cuối danh sách Attendee Availability. Nếu bạn không thấy một khoảng thời gian mà mọi chúng ta mời dự cuộc hội thảo của doanh nghiệp có sẵn, click nút Autopick NextOutlook đang tìm một thời gian hội thảo khả thi cho đa số người.

10 Click nút Appointment.

Xem thêm: Thế Nào Là Cạnh Tranh Không Lành Mạnh ? Ví Dụ Cạnh Tranh Không Lành Mạnh

Trang Appointment lộ diện với tên của những người mà bạn đã mời dự buổi tiệc thảo trong vỏ hộp To nằm ở chỗ trên thuộc của form.

11 Gõ nhập chủ đề của cuộc hội thảo chiến lược trong hộp Subject.

12 Nhập ngẫu nhiên thông tin không giống mà bạn có nhu cầu những người tham dự biết về cuộc hội thảo.

Bạn rất có thể đưa vào địa điểm hoặc hạng mục.

13 Click Send.

Yêu ước tham gia hội thảo của doanh nghiệp được gởi đến thành phần tham dự.

g. Kiểm tra những nhiệm vụ đã tạo nên ra

Khi tạo thành một trách nhiệm trong Calendar thì không cần thiết phải được lập planer cho 1 thời gian rõ ràng trong ngày. Các bạn sẽ thấy các khu vực chung khi bạn nhìn vào trong lịch Tuần, Ngày thường xuyên xem nhất.

Ví dụ, nếu khách hàng có một số quá trình cần nên làm, chỉ cần nhập công việc đó như là 1 nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, kiểm soát nó. Khi nhiệm vụ xong trong một ngày xác định sẽ tất cả một danh sách xong nhiệm vụ hiện lên ngày đó. Trong hình trên: các công việc đã ngừng một kiểm tra và khắc ghi một mẫu gạch giữa tiêu đề trọng trách và thời hạn hoàn thành.

Bạn có thể nhập một trọng trách với ngày dự kiến bắt đầu và ngày ngừng nhiệm vụ. Nếu như bạn không hoàn thành một nhiệm vụ trước ngày kết thúc, nó sẽ tự động chuyển tiếp và mở ra trên mọi ngày hiện nay tại cho tới khi chúng ta hủy quăng quật nó hay bình chọn để điều chỉnh nó.

h. Những ứng dụng ngoài việc gửi e-mail trong Outlook

Trong Outlook thì Calendar giúp cho bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Giúp bạn làm các công việc như: nhắc các bạn về thời gian, giúp cho bạn làm được không ít việc rộng trong thời hạn ít hơn…

Nói về thời gian, Outlook nhắc nhở bạn về những cuộc họp đặc trưng giúp ta luôn luôn luôn chủ động để bố trí công việc. Outlook cũng có thể chấp nhận được bạn hiển thị thời gian rảnh của bạn cho người khác biết, nhằm họ rất có thể xem lúc nào bạn chuẩn bị sẵn sàng trao đổi quá trình với họ.

i. Hiển thị lại những nhiệm vụ

Các nhiệm vụ được nhập sẽ tiến hành hiển thị những lần nhưng bạn không nhất thiết phải nhập lại nhiệm vụ đó. Outlook sẽ nhắc nhỡ những lần về trách nhiệm đó theo ý của bạn. Dưới đó là thanh công cụ điều chỉnh nó.

 j

j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ

Khi mở Calendar để xem các mục trách nhiệm hoặc cuộc hẹn trong đó. Ta hoàn toàn có thể xem lại các chi tiết hoặc biến đổi nó. Để đổi khác ta làm những bước:

Nhấn double vào mục lục, bạn sẽ thấy một thông tin như 1 trong hình, sẽ sở hữu được hai lựa chọn:

Open this occurrence: hoàn toàn có thể xem hoặc đổi khác nội dung.

Open the series: có thể thay đổi thời gian của toàn thể mục trọng trách hoặc cuộc hứa hẹn này

Sau khi lựa chọn Open the series để nỗ lực đổi, bấm vào nút Recurrence tiếp nối chọn tab Appointment.

Không buộc phải xoá mục nhập theo định kỳ.

Ta rất có thể điều chỉnh thời hạn của của chu kỳ hiển thị mục trọng trách đó.

k. Chọn cách nhắc nhở

Khi các bạn tạo ra bất kỳ mục nào trong Calendar (Mục trọng trách hoặc mục thông báo cuộc hẹn), một lời thông báo được tùy chỉnh tự động. Outlook đã thông báo cho chính mình về cuộc hẹn và các cuộc họp 15 phút trước lúc cuộc họp bắt đầu. Trong hình bên trên thể hiện công việc để biến đổi thời gian cảnh báo cho ngẫu nhiên mục lịch bằng phương pháp mở những mục nhập và điều chỉnh các cài đặt trong hộp Reminder trên tab Appoiment.

1 Nhấn Double vào cuộc hẹn để mở nó.

2 Chọn thời gian nhắc nhở

3 Một cảnh báo sẽ xuất hiện thêm ở thời hạn xác định.

Các sự kiện sẽ tiến hành nhắc nhở tự động, Outlook đã thông báo cho mình về sự khiếu nại 18 giờ trước khi họ bắt đầu. Chúng ta không thể thay đổi thiết lập tự động này, nhưng bạn có thể sử dụng thuộc một bước mà shop chúng tôi đã hiển thị vào hình để thay đổi lời nhắc cho những sự kiện.

i. đánh màu cho các hạng mục

Làm theo các bước sau trên đây để chuyển đổi màu của một hạng mục:

1 Click nút Categories và lựa chọn All Categories.

Hộp thoại Color Categories xuất hiện.

2 Click khuôn khổ mà bạn muốn gán một màu sắc mới.

Hạng mục các bạn chọn được bật sáng.

3 Click nút Color.

Một vỏ hộp xổ xuống xuất hiện, hiển thị các màu mà bạn có thể chọn.

4 Chọn color mà bạn muốn gán.

Màu mà các bạn đã chọn xuất hiện thêm thay vậy cho màu cũ.

5 Click OK.

Hộp thoại màu sắc Categories đóng góp lại.

2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm cho việc

a, tạo thành một Calendar mới

Để tạo một Calendar mới chúng ta làm các bước sau:

1 Nhấn nút yêu cầu vào Calendar chọn New Calendar

2 Hộp thoại Crete New Folder xuất hiện.

3 Bạn nhập tên mang đến Calendar ước ao tạo tiếp nối nhấn OK

4 Một Calendar bắt đầu sẽ mở ra trong mục My Calendar.

b. Thống trị các folder cá nhân

 

Sau khi tạo nên thêm những Calendar mới, những Calendar sẽ mở ra trong My calendar. Họ sẽ xem các Calendar theo hình trên.

Muốn coi được lịch của Calendar làm sao thì chúng ta đánh dấu check vào một ô trước tiêu đề của Calendar đó. Bên cột hiển thị đã thấy được toàn cục thư mục trong Calendar đó.

Nếu bạn muốn xem hết toàn bộ các Calendar thì chỉ việc khắc ghi hết cho toàn bộ các Calendar. Khi đó cột hiển thị đang thấy được tất cả các Calendar.

Nếu bạn không thích hiển thị Calendar làm sao thì chỉ vấn đề bỏ dấu check đi

C. Tạo ra một cuộc hứa hẹn ở những Calendar

Đôi khi bạn có nhu cầu có một cuộc hẹn được để tại hai Calendars khác nhau. Bạn sẽ tạo từng cuộc hẹn trong từng Calendar. Bạn không nên làm cách này vì coppy một cuộc hứa hẹn từ Calendars này sang Calendar khác rất đơn giản: Trước hết chúng ta cho hiển thị cả hai Calendars, tiếp nối dùng phương thức kéo thả, kéo thư mục đựng cuộc hẹn từ Calendar này với thả vào Calendar kia.

D. Sản xuất nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane

Trước hết buộc phải phân nhóm cho các Calendars mà chúng ta đã tạo thành theo thương hiệu của từng Calendar.

Trong hình bên trên thể hiện công việc để tạo một đội mới cùng cách dịch rời các Calendar:

1 Click đề xuất vào Calendar, chọn New Calendar Group.

2 Nhập tên mang lại nhóm vừa tạo.

3 Dùng phương thức kéo thả, kéo các Calendars chúng ta chọn chuyển vào các nhóm vừa tạo ra ra.

e. Sử dụng và chia sẻ Calendar

Import Calendar 

Outlook ko giới hạn cho phép bạn chỉ sử dụng được một lịch biểu mà rất có thể tạo ra nhiều nếu như khách hàng cần. Điều này có lúc rất cần thiết bởi đôi khi bạn muốn phân lịch làm việc riêng biệt giữa công việc với việc cá nhân. Các bạn thậm chí hoàn toàn có thể sử dụng những lịch biểu để thấy và cai quản kế hoạch làm cho việc của những nhân viên khác nhau. 

Nếu bạn đã sở hữu lịch biểu sẵn từ một máy tính hay là 1 chương trình khác, hoàn toàn có thể import nó vào Outlook. Tuy nhiên, phải chắc chắn rằng là các bạn export kế hoạch biểu kia ra đúng định dạng Calendar hoặc Calendar. 

Để export dữ liệu từ Outlook ra, không sử dụng trình Import & Export sẵn có mà bạn hãy vào tab Calendar trong Outlook, vào File > Save Calendar

 

Trên hành lang cửa số Save As, kích vào nút More Options nhằm xác định đúng đắn loại thông tin mà bạn muốn export. Cuối cùng, lưu nó về định dạng Calendar (.ics). 

Sau khi đã bao gồm một file định dạng Calendar hoặc Calendar, bạn cũng có thể đưa thông tin đó vào Outlook bằng một trong các 2 cách làm khác nhau. Mở nó như một định kỳ biểu mới các bạn sẽ thấy nó hiển thị như một lịch biểu độc lập. Để mở như một kế hoạch biểu mới, kích vào File > Open > Open Calendar

Một cách làm khác chúng ta cũng có thể sử dụng là Import and Export. Kích vào File > Open >Import, chọn tùy chọn lịch biểu và kích vào Next, tìm và chọn mang lại file các bạn đã export, tiếp đến chọn cách thức sử dụng. 

 

Thêm các ngày nghỉ dịp vào kế hoạch biểu 

Lịch biểu sẽ không phát huy hết tác dụng khi mà những kỳ nghỉ không đượcđánh vệt sẵn. Mang dù Microsoft không tự động hóa đưa vào các ngày nghỉ nhưng các bạn có thể. Gồm một cách dễ ợt để làm điều đó là kiếm tìm kiếm trênmạng với thêm kế hoạch biểu Internet đã được ghi lại sẵn kia vào Outlook. 

Một thư mục lịch biểu Internet phổ biển khơi nhất là CalShare.Tuy nhiên, kế hoạch biểu này chỉ lưu lại những ngày nghỉ ngơi dịp lễ của Mỹ, vày đó bạn sẽ phải tra cứu kiếm một định kỳ biểu tương xứng hơn hoặc từ bỏ mình tạo thành lịchbiểu có khắc ghi đầy đủ những ngày nghỉ ngơi lễ. 

Chia sẻ lịch biểu với những tài khoản Windows khác 

Để Chia sẻ cùng một tệp tin dữ liệu Outlook cho tài khoản khác, trước tiênbạn bắt buộc export file vẫn có vào một thư mục tầm thường để các tài khoảnWindows khác hoàn toàn có thể truy cập (ví dụ như thư mục Public của Vista). Mặc định vị trí đặt các file dữ liệu về Outlook vào Vista là tại: C:UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlook.Đơn giản chúng ta chỉ cần copy file này vào một trong những vị trí phổ biến cho tổng thể tàikhoản. Sau đó so với mỗi một tài khoản Windows, hãy thêm file dữ liệuđã copy này vào đường truyền Outlook tương tự như như trên cùng xóa file mặcđịnh đi. 

Chia sẻ kế hoạch biểu thông qua “Share Calendar” 

Nếu áp dụng Outloook cùng với Exchange Server, chúng ta có thể chọn để mô tả Calendar cho các đồng nghiệp khác xem. Vd: user2 mô tả calendar cho user1

Chọn trương mục để nhờ cất hộ đi

Nhấp lựa chọn “Request permissionto view recipient‘s Calendar” chất nhận được user gởi đi trong trong phần lớn xem calendar.

Khi user1 nhận ra email, nhấn vào nút open this Calendar

Trong mục Calendar user1 vẫn thấy được Calendar của user 2.

Để gán thêm nhiwfu quyền cho user không giống trên Calendar, chọn Calendar Permisions, chọn Add thêm user cùng chỉnh vào phần Permission Level

Chia sẻ kế hoạch biểu thông qua Internet 

Có vài cách để bạn bao gồm thể chia sẻ lịch biểu thông qua Internet: 

- Gửi theo file đính kèm qua email: Để thực hiện theo bí quyết này, bạn chỉ cần kích vào link Send a Calendar via E-mail ngơi nghỉ phía mặt trái chương trình hoặc kích chuột buộc phải vào tab định kỳ biểu đề xuất gửi và chọn Send via E-mail.Bạn đã thấy một e-mail mới được xuất hiện thêm kèm theo vỏ hộp thoại được cho phép chọnthông tin lịch biểu mong gửi. Chú ý rằng với phương pháp gửi này chúng ta mới chỉgửi một hình ảnh chụp của kế hoạch biểu và bạn nhận sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

- Chia sẻ lên Office Online: Để tiến hành theo phương pháp này, kích chuột buộc phải vào tab kế hoạch biểu muốn chia sẻ và lựa chọn Publish to Internet > Publish lớn Office  Online.Trước tiên các bạn sẽ được cảnh báo đăng nhập hoặc chế tạo ra một tài khoảnWindows Live. Sau thời điểm đã tất cả một tài khoản hoặc vẫn đăng nhập, chúng ta có thểchia sẻ lịch biểu của bản thân mình trên trang Office Online. Chúng ta cũng có thể xem vàchỉnh sửa định kỳ biểu online, tiếp đến gửi nó đến cho tất cả những người khác, khiđó định kỳ biểu sẽ tự động thay thay đổi trên sản phẩm công nghệ tính của họ khi bạn thực hiệnsự nuốm đổi. Để truy tìm cập Hình 5: phân tách sẻ lịch biểu lên Office Online

 

- Chia sẻ trải qua trang WebDAV:Cách này tựa như như Office Online nhưng là thông sang 1 dịch vụ củabên thứ ba. Để chia sẻ theo phương pháp này, kích chuột buộc phải vào tab định kỳ biểucần chia sẻ, lựa chọn Publish lớn Internet > Publish lớn WebDAV Server 

Ngoài ra, nếu bạn là “fan” ruột của Google, chúng ta cũng có thể sẽ thích thương mại & dịch vụ google celendar. Dịch vụ thương mại này được cho phép bạn nhất quán hóa google Calendar với lịch biểu củaOutlook cùng lúc đó chúng ta có thể sử dụng rất nhiều tính năng mến mộ của mình.