CÁCH SỬ DỤNG DATA SORT TRONG EXCEL

Trong nội dung bài viết này, bạn đọc sẽ xem thêm về một tính năng khác của Excel, chính là quản lý, sắp xếp dữ liệu cơ bản hay theo khá nhiều điều kiện, còn được nghe biết với cái tên: khả năng Sort trong Excel. Xem chi tiết phía bên dưới nhé!

Đăng ký ngay khóa đào tạo Tuyệt đỉnh Excel - trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Sắp xếp dữ liệu cơ bản bằng kĩ năng Sort trong Excel

Đặc điểm tài liệu khi chưa bố trí thứ tự vào Excel

Trong bảng dữ liệu có chứa dữ liệu dạng ngày, thì sắp xếp dữ liệu sẽ có điểm lưu ý như cố nào?

Bảng dữ liệu dưới đây, có phần "Ngày thanh toán" chứa những dữ liệu dạng ngày, với chúng chưa được sắp xếp đồ vật tự trong Excel theo bất kể trình tự làm sao cả. Như vậy, rất nặng nề để theo dõi và quan sát được toàn bộ diễn biến của bảng dữ liệu theo thời gian.

Bạn đang xem: Cách sử dụng data sort trong excel

Lưu ý: cùng thực hành luôn luôn tại Bảng dữ liệu phía dưới file gắn kèm bài viết này nhé.

*

Việc làm cần thiết bây giờ, đó là sắp xếp lại bảng tài liệu này, theo trình tự thời gian tăng dần.

Cách bố trí thứ tự vào Excel theo thời gian

Cách làm như sau:

1. Chọn toàn cục bảng tài liệu bằng cách:

Vậy là bạn đã chọn được toàn thể bảng dữ liệu.

2. Mở thẻ Data > Sort

Ở đây, muốn sắp xếp cho thẻ tài liệu nào, chúng ta điền vào mục "Sort by", "Sort on" và "Order" như sau:

*

Trong đó

Sort by:
bố trí theo "Ngày thanh toán"Sort on:Values, có nghĩa là từng quý giá ở vào ôOrder: Trình tự sắp xếp từ bé dại nhất tới phệ nhất, tốt là cũ tốt nhất tới bắt đầu nhất, giá chỉ trị tăng mạnh theo thời gian

Lưu ý: quan sát vào bảng dữ liệu, bạn hoàn toàn rất có thể thấy bảng đã bao gồm tiêu đề bắt buộc dấu tick ngơi nghỉ mục "My data has headers" như trong hình trên. Mặc dù nhiên, ví như bảng của bạn chưa tồn tại tiêu đề, các bạn hoàn toàn rất có thể bỏ vệt tick ngơi nghỉ mục đó đi, thời điểm này, hành lang cửa số tính năng Sorttrong Excel sẽ cho bạn các sự chắt lọc sau:

*

Mục "Sort by" sẽ cất tên những cột chứ không còn là tên tiêu đề nữa, Excel bây giờ sẽ thu xếp theo cả cột dữ liệu A, B, C,... Chứ không sắp xếp theo nội dung bên phía trong bảng.

Vì vậy, bạn đọc cần xem xét rằng, cách thu xếp thứ tự trong Excel này tối ưu nhất khi bạn làm vấn đề với bảng tài liệu có cất tiêu đề.

*

Cách lọc dữ liệu trong Excel-Phần 1: phương pháp tạo và sử dụng bộ thanh lọc Filter

Hướng dẫn tạo ra đường thời gian (Timeline) trong Excel

Sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện với Sort vào Excel

Giả sử độc giả nhận được yêu cầu: Hãy sắp xếp theo cột "Khách hàng" và "Ngày thanh toán" trong bảng tài liệu trên, trong các số ấy ưu tiên bố trí cột "Khách hàng" trước. Bởi vì cùng một quý khách hàng sẽ có các ngày thanh toán giao dịch tăng dần.

Đây là yêu thương cầu bố trí với 2 điều kiện. Vậy thì, để chuẩn bị xếp theo khá nhiều điều kiện đồng thời, rất cần được làm như vậy nào? Đọc phía dẫn sau đây nhé.

1. Lựa chọn bảng dữ liệu mà bạn có nhu cầu sắp xếp đồ vật tự trong Excel

Cách làm y giống như hướng dẫn ở chỗ trên.

Nên lựa chọn cả cái tiêu đề của bảng, trường hợp bảng của doanh nghiệp không gồm tiêu đề bắt đầu được vứt qua.

Xem thêm: Steatosis Là Gì Khi Gan Nhiễm Mỡ, Nonalcoholic Fatty Liver Disease & Nash

Lưu ý: trong trường thích hợp bảng của công ty bị ngắt quãng, bạn hãy chọn nhiều hơn như sau:

Chọn ô tiêu đề đầu tiên ở dòng đầu tiên của bảngNhấn Ctrl + Shift + mũi thương hiệu xuống, loài chuột sẽ dừng tại cái cuối của phần bảng 1 (trên phần ngắt quãng)Tiếp tục thừa nhận Ctrl + Shift + mũi thương hiệu xuống cho tới khi chọn hết cho dòng sau cùng của phần bảng 2 (cả phần bị ngắt quãng)

*

Bạn đọc cần để ý kỹ với làm cẩn thận thao tác chọn bảng dữ liệu này, nếu như không bạn sẽ chọn thiếu hụt bảng tài liệu mong muốn, cùng dẫn mang lại lỗi khi thao tác làm việc sắp xếp dữ liệu.

2. Mở tab Data > Sort

Với bốn duy: "Khách hàng" là cột ưu tiên hơn, "Ngày thanh toán" là cột ưu tiên sản phẩm 2. Vì đó, bạn cần lựa chọn trong cửa sổ lộ diện như sau:

*

3. Thêm đk sắp xếp sản phẩm tự vào Excel

bạn đọc nhấp vào mục "Add level" và liên tiếp điền:

*

Trong đó:

Sort by: Điền điều kiện ưu tiên hơnThen by: Điền đk ưu tiên lắp thêm 2Sort on và Order: Vẫn không thay đổi như vậy nhằm tên khách hàng được bố trí theo bảng chữ cái từ A cho Z cùng ngày giao dịch thanh toán tăng dần

Lưu ý: Nếu bạn muốn đổi "Ngày thanh toán" là cột ưu tiên hơn, kế tiếp mới là "Khách hàng", thì bạn chỉ việc chọn vào mục "Then by" cùng ấn mũi tên lên (Move Up) như hình dưới đây:

*

Và trái lại với mũi thương hiệu xuống (Move Down). Bạn đọc hoàn toàn có thể biến đổi thứ tự mức độ ưu tiên của các điều kiện thu xếp theo ý muốn.

4. Bấm OK và xem kết quả hiển thị

*

Cách vứt tính năng sắp xếp dữ liệu - Sort trong Excel khi xảy ra lỗi với bảng tính

Giả sử bạn đang xuất hiện bảng tài liệu được thu xếp theo "Ngày thanh toán", bạn muốn đưa bảng tính này trở lại trạng thái ban đầu, trước lúc được sắp tới xếp.

Bạn cần tiến hành các làm việc sau:

Cách 1: Tận dụng anh tài Undo xóa sổ việc sắp xếp thứ tự vào Excel vẫn thực hiện

Với thiên tài này, bạn có thể quay về tâm trạng trước đó, cụ thể ở đó là trước khi chúng ta thực hiện nội dung thu xếp này.

*

Và dịp đó dữ liệu của người tiêu dùng lại trở về trạng thái bình thường, như lúc bạn chưa sắp xếp thứ tự trong Excel.

Nhược điểm: nếu khách hàng sắp xếp dữ liệu xong, các bạn thực hiện tiếp tục một làm việc khác, kế tiếp bạn tiến hành lưu tệp tin lại, hoặc các bạn tắt file Excel này đi và mở lại, thì các bạn không thể dùng kĩ năng Undo này nữa. Cùng Undo cũng không còn công dụng trở lại lúc đầu trước khi chúng ta sắp xếp nữa, để cho dữ liệu của chúng ta không còn tài năng quay quay trở về trạng thái ban đầu.

Cách 2: Lập thêm 1 cột phụ

Tại cột phụ này, bạn lập cột mang tính chất là số thiết bị tự (STT) và đánh dấu các dữ liệu lúc đầu trước khi chúng ta thực hiện sắp tới xếp:

*

Mục đích của hành vi này là bạn tạo thành sự lưu lại cho những dữ liệu lúc đầu của bạn. Từng 1 ngôn từ sẽ tương ứng với cùng một số mẫu cụ thể. Và khi sắp xếp bảng dữ liệu này, ví dụ như sắp xếp theo cột "Khách hàng", bạn sẽ thấy cột STT sẽ được hòn đảo lộn vị trí những số như sau:

*

Bây giờ, nếu còn muốn quay quay trở lại trạng thái lúc đầu trước khi chúng ta sắp xếp dữ liệu, thì các bạn sẽ làm như sau:

1. Chọn toàn bộ bảng

2. Lựa chọn Data > Sort > Sort by: STT

*

3. Bấm OK và xem công dụng cột STT đã được quay trở về như ban đầu, khớp ứng là những cột ngôn từ được hiển thị y giống hệt như cũ.

Lưu ý: Cột phụ này chỉ có công dụng hỗ trợ, bạn hoàn toàn hoàn toàn có thể ẩn (Hide) nó đi, không cần phải nhìn thấy ở bảng dữ liệu. Lúc nào cần dùng tới, thì các bạn mới mở ẩn (Unhide) ra thôi.

Một vài xem xét khi sắp xếp thứ tự vào Excel với dữ liệu

1. Khi sắp xếp dữ liệu dạng Text, bạn chỉ có thể dựa theo cam kết tự thứ nhất phần mặt tay trái của cột dữ liệu, chứ không bố trí theo ký kết tự bên trong hoặc mặt tay phải.

Ví dụ: vào trường hợp nếu bạn có một cột tương quan tới Họ Tên, các bạn chỉ có thể sắp xếp theo Họ chứ không thu xếp được theo Tên.

Để rất có thể sắp xếp được theo Tên, Excel yêu thương cầu bạn phải bóc thành 2 cột đơn lẻ là họ (1 cột) cùng Tên (1 cột)

2. Trong Excel, có thêm 2 công cụ nhỏ dại để chúng ta có thể sắp xếp tài liệu nhanh hơn, đó là:

*

Hai nút này có tác dụng như sau: lúc bạn chọn 1 vùng tài liệu và chọn vào ô A->Z, Excel đang hiện lên thông tin rằng nó phát hiện tại ra ai đang muốn sắp xếp một nội dung, nhưng mà nội dung đó lại nằm trong bảng dữ liệu. Chúng ta chỉ đang chọn một trong những phần trong bảng này mà thôi. Bạn vẫn muốn sắp xếp cho tất cả bảng dữ liệu (Expand the selection) tốt chỉ đúng cột đó mà thôi (Continue with the current selection)?

*

Nếu áp dụng cho toàn bảng dữ liệu: Bảng của bạn sẽ được thu xếp lại tất cả các cột theo ký tự A->Z, số nhỏ -> lớnNếu áp dụng cho cột đó thôi: Cột đó sẽ tiến hành sắp xếp lại từ nhỏ dại đến lớn.

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã hỗ trợ ích cho chính mình rất những trong việc thu xếp thứ tự vào Excel với tài liệu bằng tài năng Sort trong Excel. Hãy rèn luyện với file đính kèm trong bài viết này nhằm thành thành thạo thủ thuật này nhé!

Chúc chúng ta thành công!

Hướng dẫn giải pháp dùng hàm index vào Excel cụ thể nhất

Hướng dẫn cách copy chỉ số đông giá trị hiển thị sau thời điểm lọc trong Excel

Hướng dẫn cách sắp xếp ngày vào Excel

Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua những ví dụ tự cơ bạn dạng đến nâng cao

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với khá nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế