HƯỚNG DẪN CÁCH TRỘN THƯ TRONG WORD 2007

Sử dụng nhân tài Mail Merge của Microsoft Word, người dùng hoàn toàn có thể giảm về tối đa thời hạn khi phải xử lý những dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thư cảm ơn, thông báo, bảng điểm, thích hợp đồng… mặc dù nhiên, nhiều người dân vẫn không biết cách áp dụng Mail Merge nhằm trộn thư vào Word; đặc trưng là chúng ta học sinh, sinh viên. Nội dung bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chúng ta sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word nhanh nhất, dễ hiểu nhất.

Bạn đang xem: Hướng dẫn cách trộn thư trong word 2007


Trộn thư vào Word là gì?

Mail Merge hay còn gọi là trộn thư là một trong không ít tính năng có lợi của Microsoft Word; giúp tự động hóa điền những thông tin của từng người nhận vào cụ thể từng lá thư.

Sử dụng Mail Merge trộn thư vào Word giúp bạn có thể soạn những thư và một lúc, máu kiệm thời gian hơn; ráng vì bắt buộc ngồi gõ thương hiệu từng tín đồ một. Tính năng trộn thư vào Word có ở bên trên tất những phiên bản Word tự 2007 mang đến 2019.


*

Trộn thư vào Word là gì?


Các bước thực hiện trộn thư trong Word (Mail Merge)

Bước 1: sẵn sàng danh sách dữ liệu cần dùng

Trước khi bước đầu thực hiện tại trộn thư trong Word; chúng ta cần chuẩn bị một danh sách tài liệu cần dùng để làm trộn thư. Có một chú ý là hãy sử dụng một file Word cất nội dung mẫu và tạo một file Word không giống hoặc một tệp tin Excel chứa thông tin cần dùng.

Đặc biệt, lúc chế tạo file danh sách cần để ý không được để trống một cái nào bên trên hay phía bên dưới table. Còn nếu không các bạn sẽ tạo ra những biểu chủng loại lỗi, bị mất thông tin.


*

Chuẩn bị danh sách dữ liệu cần dùng


Bước 2: Mở anh tài trộn thư Mail Merge

Các các bạn mở file Word mẫu mã đã được tạo sẵn nhằm chèn thông tin. Sau đó tại văn bản Word phải trộn thư; click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard; để mở các bước thực hiện.


*

Mở chức năng trộn thư Mail Merge   


Bước 3: bắt đầu trộn thư

Khi mở ra Mail Merge ngơi nghỉ phía bên bắt buộc Word, trên Step 1 các các bạn sẽ thấy những tùy chọn như:

Letters: thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.

Các bạn nhấn chọn loại văn bản bạn có nhu cầu trộn. Trong nội dung bài viết này công ty chúng tôi sẽ lấy ví dụ thực hành thực tế làm chủng loại thư mời; bắt buộc tại đoạn này sẽ chọn Letter. Sau đó, trong Select document type, rồi chọn Next: Starting document.

Tại Step 2 đã hiện ra những tùy chọn như sau:

“Use the current document” là thực hiện mẫu thư đã mở.“Start from a template” là áp dụng mẫu thư vào Word.“Start from existing document” là sử dụng những mẫu thư đã có hoặc đã tạo nên lưu trong Word.

Các các bạn chọn mục Use the current document, rồi nhận Next: Select recipients.

Tại Step 3, nếu các bạn chưa có danh sách sẵn thì hoàn toàn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới; tiếp nối chọn Next: Write your letter.


*

Trộn thư vào word


Các cách khác

Còn giả dụ các bạn đã sở hữu sẵn danh sách thì chọn Use an existing list; rồi click vào Browse để mở file Excel chứa list cần dùng. Sau thời điểm chọn đúng file Excel cần áp dụng thì các bạn click Open.

Lúc này vỏ hộp thoại Select Table hiện ra; chúng ta chọn vào Sheet gồm chứa tài liệu cần dùng rồi nhấn OK.

Xem thêm: Thế Nào Là Loài Sinh Học 12, Bài 1 Trang 125 Sgk Sinh Học 12

Trong hình ảnh Mail Merge Recipients đang mặc định là lựa chọn tất cả. Bởi vậy, chúng ta hãy thực hiện các làm việc điều chỉnh; sắp xếp và thanh lọc ra những tài liệu mà bạn muốn lấy bằng cách tích chọn hoặc vứt tích vào những tin tức trong giao diện, rồi thừa nhận OK nhằm tiếp tục.

Tiếp theo các bạn chọn Next: Write your letter để chuyển sang bước kế tiếp.

Tại bước này sẽ sở hữu được các mục để các bạn lựa lựa chọn viết thêm hay chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn. Nếu như bạn không cần chỉnh sửa thì hoàn toàn có thể bỏ qua bước này và dìm Next để tiếp tục.

Để điền dữ liệu vào chủng loại giấy tờ; chúng ta đặt nhỏ trỏ chuột vào vị trí mong muốn chèn thông tin, tiếp nối nhấn vào More items.

Khi hộp thoại Insert Merge Field hiện ra; chúng ta chọn trường tin tức đúng với nội dung cạnh nhỏ trỏ chuột, rồi nhận Insert nhằm chèn.

Các bạn tiến hành chèn lần lượt cho đến lúc hết các trường tin tức vào chủng loại Word có sẵn. Sau khi chèn hoàn thành hết những vị trí chúng ta click Close để đóng lại.


*

Các phương pháp trộn thư


Với word 2007, 2010 với 2013

Với các bạn sử dụng Word 2007, 2010 và 2013; sau cách này chúng ta nhấn chọn Next: Preview your letters, rồi liên tục chọn Next: Complete the merge để hoàn tất quy trình trộn thư. Các bạn có thể xem lại tất cả các thư đang trộn; khi lựa chọn mục Edit individual letters. Để xem toàn bộ các phiếu vừa trộn các bạn chọn mục All rồi nhận OK.

Còn đối với các bạn sử dụng Word 2016, 2019 thì sau khoản thời gian chèn xong; các chúng ta cũng có thể chọn Preview Results để xem trước kết quả. Tại phía trên các bạn cũng có thể biết được những thông tin vừa chèn đã làm được đặt đúng địa điểm trong thư chưa; click vào mũi tên để xem những phiếu khác.


*

Các cách thực hiện


Sau đó click chuột vào Finish và Merge và lựa chọn một trong 3 mục sau:

“Edit Individual Documents” để chỉnh sửa tài liệu cá nhân.“Print Documents” nhằm in tài liệu.“Send email Masages” để gửi qua email.

Các bạn có nhu cầu chỉnh sửa tài liệu thì lựa chọn Edit Individual Documents. Tiếp đến trên màn hình hiển thị sẽ hiển thị vỏ hộp thoại Merge to lớn New Document; các bạn chọn mục All rồi nhận OK.

Kết thúc quá trình trộn thư, các chúng ta có thể lưu file bằng phương pháp chọn file -> Save; hoặc nhấn tổng hợp phím Ctrl + S, rồi viết tên file và lựa chọn thư mục đựng file.


*

Kết thúc quá trình trộn thư


Lời kết

Trên phía trên là nội dung bài viết hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019. Giữa những phiên phiên bản Word có một số chi tiết biệt lập nhỏ; tuy nhiên các thao tác làm việc trộn thư vào Word về cơ bản vẫn tương tự.

Các bạn hãy đọc bài viết và thực hành theo quá trình để trộn thư, trộn văn bạn dạng trong Word. Hy vọng bài viết này sẽ share đến các bạn cách trộn thư trong Word nhanh nhất, dễ dàng nắm bắt nhất. Giúp chúng ta thuận tiện rộng trong quá trình soạn thảo; rút ngắn thời gian làm việc và ko còn gặp gỡ khó khăn trong việc tạo những thư mời để gửi. Chúc các bạn thực hiện tại thành công!